¿Qué es la búsqueda empresarial y por qué es útil?

Probablemente utilice a diario buscadores web como Google y Bing y, por tanto, los asocie con la búsqueda en Internet, pero ¿qué sabe de la búsqueda empresarial? En este artículo, le presentaremos el concepto de búsqueda empresarial, los principales problemas asociados a ella para las empresas y algunos criterios importantes a tener en cuenta cuando se busca una solución de búsqueda empresarial.

El principio de la búsqueda empresarial

Aunque la búsqueda en la web y la búsqueda empresarial son comparables a grandes rasgos, funcionan de forma muy distinta y tienen propósitos diferentes.

Mientras que los buscadores web buscan información en bases de datos abiertas, basadas en la web, el software de búsqueda empresarial está diseñado para empleados de empresas generalmente grandes que tienen multitud de fuentes de datos internas y, por tanto, permiten a sus empleados buscar datos y archivos en multitud de bases de datos e intranets desde un único buscador interno.

El término “búsqueda empresarial” describe el software utilizado para buscar información dentro de una empresa. Esta tecnología identifica y permite indexar, buscar y mostrar contenidos específicos a los usuarios autorizados de toda la organización.

¿Por qué la búsqueda empresarial es estratégica para las empresas?

La búsqueda empresarial ayuda a las personas de una organización a encontrar la información que necesitan para hacer su trabajo más rápidamente en una base de datos centralizada. La búsqueda empresarial les permite acceder a los datos recuperados dentro de la empresa, así como a fuentes de datos externas (como sistemas de gestión de documentos, bases de datos, etc.) en una fuente de datos unificada.

Si sabemos que un empleado medio pasa el 30% de su tiempo de trabajo buscando información (fuente), disponer de un buscador empresarial es un elemento clave para optimizar su productividad.

¿Cuáles son los casos concretos de uso de la búsqueda empresarial en una empresa?

La búsqueda empresarial pueden ser útiles para los empleados en muchos casos concretos:

• Acceso a la información en un contexto de teletrabajo: con el aumento del teletrabajo y los lugares de trabajo digitales, permitir que los equipos tengan un acceso rápido a la información que necesitan, independientemente de su ubicación, es una cuestión importante de productividad para las empresas.
• Búsqueda empresarial de servicios de atención al cliente: Para que un departamento de atención al cliente sea eficaz y proactivo, debe tener un acceso rápido a todos los datos sobre los clientes de la empresa. Por lo tanto, una fuente de datos unificada y un motor de búsqueda único es un aliado clave para este tipo de actividades.
• Búsqueda empresarial para la gestión del conocimiento: Tanto si se trata de la gestión de una jubilación, como de un traspaso o de un nuevo puesto, tener un acceso rápido a todos los procedimientos y a la base de conocimientos de una empresa es un plus innegable para facilitar el proceso de gestión del conocimiento de una empresa.
• Búsqueda de medios y documentos en la empresa: En las grandes empresas, no es raro que haya muchas áreas de almacenamiento compartidas con diferentes niveles de acceso. Al unificar todos los soportes y fuentes de documentos, un motor de búsqueda empresarial simplifica el acceso a los documentos para todos los empleados.
• Búsqueda simplificada en las intranets corporativas: las intranets no siempre tienen motores de búsqueda, y menos aún motores de búsqueda eficientes. Un sistema de búsqueda empresarial ayuda a los usuarios de la intranet a localizar la información que necesitan en las unidades y bases de datos compartidas.

¿Qué criterios hay que tener en cuenta a la hora de elegir un servicio de búsqueda empresarial?

Son muchos los criterios que pueden analizarse en el marco de una licitación o simplemente para comparar los distintos servicios de búsqueda empresarial del mercado, pero destacan tres criterios importantes: los conectores disponibles, la relevancia de los resultados de la búsqueda y la seguridad y confidencialidad de los datos.

• Conectores: Antes de elegir el software de búsqueda empresarial con el que se va a trabajar, es importante hacer una lista de todas las fuentes de datos actuales y futuras para asegurarse de que el socio seleccionado será capaz de indexar correctamente todas ellas en su motor de búsqueda. Si ya existen conectores con determinadas fuentes de datos, esto simplificará el proceso de implementación.
• Relevancia de los resultados de búsqueda: no todos los programas de búsqueda empresarial son iguales cuando se trata de la relevancia de los resultados de búsqueda. Los resultados de la búsqueda deben adaptarse al contexto de la misma y deben priorizar la información que más probablemente sea relevante para el usuario según su búsqueda.
• Seguridad y privacidad de los datos: La seguridad y la privacidad de los datos son de suma importancia en el proceso de búsqueda de empresas. La plataforma de búsqueda empresarial debe estar configurada para cumplir con las políticas de seguridad corporativas. Hay que esforzarse por garantizar la integridad y la confidencialidad de los datos. La solución debe ofrecer el cifrado de datos y también debe poder ofrecer diferentes niveles de permisos de acceso a la información para diferentes tipos de usuarios.